Все по домам: бизнесмен перевела фирму на хоум-офис — её сотрудники сами выбирают, сколько работать03.03.2019
Бизнесмен считает, что экономит время и деньги, — но из-за эксперимента она превратилась в секретаря
Новосибирский предприниматель Анастасия Шастина решила рискнуть и перевела на хоум-офис всю свою фирму — она публикует на НГС свои наблюдения о том, что это дает её бизнесу. В своей первой колонке Анастасия написала, почему решилась на такой эксперимент. Сегодня она рассказывает о том, что сделала для того, чтобы ее фирма не развалилась, оказавшись без офиса, и что ещё требует доработки.
Справка: Анастасия Шастина, предприниматель. Владелец «Завода» — новосибирского event-агентства. Первый проект был реализован в мае 2009 года. Занимается организацией всех видов мероприятий, кроме частных. Среди клиентов — МНТК «Микрохирургия глаза», Tele2, «МЕГА», «Сибакадемстрой», Amway, «Райффайзенбанк», «Балтика», «Ростелеком». По данным на 1 марта, «Завод» выполнил 494 проекта.
Что мы сделали для организации работы в хоум-офисе:
Сняли склад по линии метро, чтобы все безлошадные «заводчане» могли добираться без проблем (и лошадей). Перевезли туда офисную мебель, ковёр, мелочь и реквизит, который сдаём в аренду на мероприятия. Составили детальный гуглдок с перечнем того, что есть на складе. Попутно избавились от кучи хлама. Сделали каждому сотруднику по ключу. Если им что-то нужно, они едут на склад сами, забирают, отмечают в реестре. Д — доверие. С — самостоятельность.
Купили терабайт на «Яндекс.Диске» для архива и обменника. Почему не сделали этого раньше? Теперь у меня есть доступ ко всему архиву «Завода» даже с телефона. Кайфую.
Прописали регламент взаимодействия. Каждое утро (кроме пятницы) начинаем со встречи в «Скайпе»: в понедельник — на общей планёрке, во вторник, среду и четверг — на коротком дэйли-митинге (участвуют только проджекты и руководитель отдела). Эти встречи очень хорошо структурируют день и задают рабочий настрой. В пятницу в «Скайпе» подводятся итоги недели. Единственная живая встреча проводится по четвергам. Стараемся приучить клиентов, что с 16:00 до 18:00 нас нет в эфире. Это время для образования, общения, мозговых штурмов.
Перенесли мозговые штурмы и краш-тесты (проверку готовности мероприятия накануне) в «Скайп» и WhatsApp. По запросу, если очень надо, можем провести их в митинг-руме в любое время.
Сделали гибким режим дня. Главное правило — не опаздывать на наши онлайн- и офлайн-встречи, реагировать максимум в течение получаса на сообщения в чате, не пропадать с радаров клиентов, постоянно держать связь с ними.
Что осталось неизменным в работе на хоум-офисе:
Trello для постановки и контроля выполнения задач (десктоп и мобильные версии) — это бесплатно.
ГОСТ — гуглдок с инструкциями, политиками и заводскими стандартами. Начали писать в прошлом году. Как чувствовали. Теперь это отличный инструмент для новичков. ГОСТ постоянно дополняется.
Чаты. Общаемся в WhatsApp. Планирую затестить Slack в ближайшее время. Здесь решаем рабочие вопросы. В чатах «ВКонтакте» Facebook, Instagram, Telegram — околорабочий флуд, не требующий быстрой реакции.
Фидбэчные. Ежемесячные двусторонние фидбэки с каждым сотрудником остались очными.
Встречи с клиентами — на их территории или в кафе, с промоперсоналом — в митинг-руме.
Почтовый адрес остался прежним, потому что дружелюбные соседи подарили нам на I квартал митинг-рум, комнату с видом на оперный.
Что требует доработки в работе на хоум-офисе:
Документооборот. Это ****, ребята. Пока принтер и сканер находятся у меня дома. И я — немножко секретарь: распечатываю, подписываю, сканирую. Уже купила электронную подпись в «Контур.Диадоке», но это не решает проблему, так как большинство подрядчиков ещё не перешло на электронный документооборот (хотя за этим будущее, давайте спасать леса, серьёзно, призываю всех активно переходить на ЭДО. Посчитайте, сколько вы тратите на почту, бумагу, расходники для принтера, — это сопоставимо со стоимостью электронной подписи и абонентского обслуживания, не говоря уже о временных бесценных затратах).
Планирую также сделать доверенность руководителю отдела. И открыть вакансию делопроизводителя. Но всё это не избавит нас от необходимости привозить друг другу бумажки (или куда-то ехать за ними). Пока стараемся подкапливать документы и передавать их во время наших общих встреч. Но это ещё не высокий сезон работы.
Прямо сейчас у нас идёт кампания по найму новых сотрудников. Многим интересно, как будет проходить адаптация новичков. Обещаю рассказать, как только накопим опыт. Стэй тюнд. Стэй хоум.
